Como é que eu faço?



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E por isso é que te estou a escrever: acabei por me enterrar em carradas de informação daqui e dali, html, css, bla, bla e agora não sei para que lado me virar nem por onde começar! Como é que tu fizeste? Ok, esquece os ecourses, como organizaste a tua informação, por onde começaste?

Tenho um problema grave de organização, claro, mas o problema é não saber por onde começar... Se me pudesses pelo menos ajudar a trocar a lâmpada ao fundo do túnel era óptimo.

Pergunta estúpida do dia (nem os meus pensamento sei organizar, quanto mais o resto :D): como planificas o trabalho (com qualquer blog, mas imagino que se for de um cliente já tenhas ideias que ele te passou).

Beijinhos e obrigada!


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É bom saber que dou esta imagem de pessoa hiper-organizada.

Não sou assim tão organizada como pareço. Ou até sou. Mas não no que interessa. Tenho os CDs e os livros organizados por ordem alfabética e dentro desta por ordem cronológica da primeira publicação. Faço um menu para a semana e depois uma lista de compras com base neste menu. Poupo imenso tempo e dinheiro (esqueço-me de comprar papel higiénico e pasta de dentes). Leio enquanto tricoto e faço caminhadas ou vou correr. Livros-audio, um milagre do lazer produtivo.


Como planifico o trabalho?

Isto da organização natural é tudo muito bonito. Pena nunca ser ali onde se precisa. Tentei fazer um plano semanal de trabalho, tal como faço com as refeições. Numa folha bonitinha e impressa a cores. Não funcionou. Porquê? Porque dividia as tarefas por dias. Qual é o problema? As coisas nunca correm como o previsto.É bom escrever as tarefas a fazer. Tentar estabelecer prioridades revelou-se uma perda de tempo. Prazos tão curtos - tarefas diárias que devem demorar x horas - são quase impossíveis de respeitar. Quando algo corre mal ou o puto adoece as prioridades mudam. Os prazos têm que ser actualizados. Mais tempo de trabalho perdido a redefinir o plano.

Qual é a solução? Uma lista. Faço uma lista. Numa folha normal. Ou em post-its. Colo na parede à frente da minha secretária. Risco as tarefas feitas ou retiro o post-it da tarefa realizada.

Esta lista não tem nada de especial. É uma lista normal com as coisas que tenho para fazer. Faço-a para não me esquecer de nada, tal como uma lista de compras. Risco o que está feito, tal como risco numa lista de compras o que já está no carrinho. Não me esqueço de nada. Não perco tempo a pensar em prioridades. É simples, se tenho que o fazer é uma prioridade. Não preciso de definir um tempo de realização da tarefa. Se dá para o torto e se demora mais tempo, não preciso de re-organizar a semana, só demorou mais.


Apitos, alarmes, despertadores

Os eventos especiais vão para o Google Calendar. O que são estes eventos? São, por exemplo, reuniões marcadas para daqui a x tempo. Prefiro não os incluir na lista, podem passar despercebidos. Se estiverem no calendário do Google, recebo um email 24 horas antes do evento e um SMS uma hora antes. Há diversos sistemas de alerta. Não tenho smartphone (a sério, tenho o mais básico dos Nokia). O tablet é para jogatana e receitas do Jamie. Preciso dum sistema que me alerte onde eu veja: computador e telemóvel. Usei durante muito tempo a agenda dos telefones Nokia, o que me criou um problema quando mudei de telemóvel. Este agora é tão básico que a agenda não é suficiente. Descobri a funcionalidade "alerta por SMS" do Google. Não pensei duas vezes.


Então e os documentos e os ficheiros?

Estão organizados mas não sei bem como explicar.

Fotografias: as pessoais estão organizadas por datas, em pastas mensais numa pasta geral anual.

Bonecos: têm uma pasta só para eles. Há várias pastas:



  • desenhos por ano, bonecos por ano dentro duma pasta anual;

  • concursos;

  • tutoriais com texto e fotografias, uma pasta por tutorial com o documento do texto e as fotografias correspondentes;

  • pasta para as fotografias comerciais (kits, montagens, etc.)

Contabilidade: pasta geral com sub-pastas para cada tipo de imposto que, por sua vez têm sub-pastas por ano e trimestre. Pasta para facturas, com sub-pastas organizadas por mês.

E por aí adiante com o resto dos ficheiros todos que habitam no meu PC. De vez em quando faço backups e tudo. Num disco externo enorme para não ter que fazer triagem prévia. É só copiar e colar ficheiros, sem apagar nada. É só criar novas pastas com a data do backup.


HTML, CSS e o resto

Tenho alguns livros sobre o assunto: HTML, CSS, copywriting, SEO, criação e desenvolvimento dum negócio, etc. Alguns leio, outros ouço, faço cursos online. Foi assim que comecei. Houve excesso de informação e momentos em que desesperei. Porque tudo era muito. Muitos cursos para fazer. Ao mesmo tempo. Imensos livros para ler. Imenso trabalho. Prazos. Crianças. Férias sem poder trabalhar.

Fartei-me. Comecei a fazer caminhadas. E a ouvir livros. Embora perdesse tempo de trabalho, ganhei muito em termos de organização e produtividade. Por ter tempo para pensar (enquanto me distraio dos audio-books). Ajuda a organizar-me. A ter ideias. A resolver problemas. A afastar-me do trabalho e ver as coisas sob uma nova perspectiva. Os cursos online são óptimos se não me afastam do meu trabalho. Se perco demasiado tempo com eles,deixo-os para quando tiver mais disponibilidade.


Como é que comecei?

Limpeza! Decluttering! De vez em quando não arrumo e deixo andar. Sou uma chata com toda a gente cá em casa. Como sou mãe, tenho que fazer um esforço para não torturar os meus filhos com a mania da arrumação. Faço um esforço para deixar andar. MAS claro que tenho aqueles dias em que preciso de arrumar tudo. Deixar tudo hiper-organizado. Limpar e deitar tralha fora. Faço-o em todo o lado. Excepto na garagem e na cave que são os domínios do meu marido (ok, há aranhas grandes). Em todo o lado quer dizer na casa toda, no computador, nos amigos do Facebook. Se não uso há mais de um ano e se não sou obrigada a arquivar vai fora. Ok, certas coisas dois anos.

Isto não foi repentino, de um dia para o outro. Começa-se devagar, com calma. Criam-se hábitos. Quando o hábito existe torna-se automático e fácil. Como passar para uma alimentação saudável. Ou começar a fazer exercício regularmente. Comecei pelos menus e listas de compras. Passei das notas espalhadas pela casa para as listas e os reminders no Google Calendar.

Tenho a impressão de ter escrito um texto enorme sem dizer nada de jeito mas mesmo assim espero que ajude. Boa organização!

Aproveito para aconselhar um dos melhores sobre como começar/desenvolver o seu próprio negócio. Chama-se ReWork: Change the Way You Work Forever, de Jason Fried e David Heinemeier Hansson.

Ainda uma nota de rodapé: os meus filhos têm escola o dia inteiro. Entram às 8:30 e voltam para casa às 15:45. O meu horário de trabalho é idêntico ao da escola. Quando os filhos estão em casa trabalhar é quase impossível.